Охорона праці на підприємстві: які документи обов'язкові

Охорона праці - це не тільки каска, аптечка, вогнегасник і журнал із підписами працівників. Це ціла система документів, без якої підприємство не має права працювати. Навіть якщо у вас лише кілька співробітників і маленький офіс, закон однаковий для всіх. І в разі перевірки запитають не «чи є у вас каска», а «де ваші журнали та інструкції».

У 2025 році вимоги стали ще чіткішими. Мінімум формальностей, максимум відповідальності. І щоб уникнути штрафів чи зупинки діяльності, кожен роботодавець має знати, які документи з охорони праці обов’язкові, хто їх веде та як довго зберігає.

Що говорить законодавство

Основний документ, який визначає правила гри, - Закон України «Про охорону праці». Він встановлює, що роботодавець зобов’язаний створити безпечні умови роботи, провести навчання персоналу, контролювати стан обладнання і вести всю необхідну документацію.

Крім закону, діють і підзаконні акти:

• Постанова КМУ №1107 від 26.10.2011 року - визначає порядок проведення навчання, інструктажів і перевірки знань;
• Наказ Мінсоцполітики №45 від 29.01.2018 року - регулює форму інструкцій і порядок їх затвердження;
• Типове положення про службу охорони праці (Наказ №255) - пояснює, хто відповідає за ведення документів;
• Порядок подання декларації охорони праці - описує, як підприємство декларує дотримання вимог безпеки.

Закон не робить різниці між великим заводом і невеликою фірмою: якщо є люди, які працюють, значить, мають бути документи.

‍

Перелік обов’язкових документів

Щоб перевірка не застала зненацька, тримайте під рукою базовий комплект. Це мінімум, який повинен бути на будь-якому підприємстві:

1. Накази з охорони праці про призначення відповідальних осіб, створення служби або уповноваженого, затвердження інструкцій, проведення навчань;
2. Інструкції з охорони праці 2025, для кожної професії або виду робіт, оновлені відповідно до останніх норм і технологій;
3. Облік інструктажів. Журнал, у якому фіксуються всі вступні, первинні, повторні, цільові та позапланові інструктажі. Це підтвердження, що працівників навчили правилам безпеки;
4. Журнал обліку нещасних випадків, ведеться за формою, затвердженою постановою №1232;
5. Положення про систему управління охороною праці: внутрішній документ, який визначає порядок організації, відповідальних осіб, механізми контролю.
6. Програма навчання та перевірки знань з охорони праці, обов’язкова для всіх категорій працівників;
7. Декларація охорони праці. Документ, що підтверджує виконання законодавчих вимог на підприємстві.
8. Атестація робочих місць: проводиться для оцінки умов праці, наявності шкідливих або небезпечних факторів;
9. Накази про проведення медоглядів, навчань, перевірок - частина загальної документації з контролю безпеки;
10. Журнал обліку видачі засобів індивідуального захисту - з відмітками про отримання працівниками касок, рукавиць, респіраторів та іншого спорядження.

Це «база», без якої неможливо пройти жодну перевірку. Для окремих галузей додаються специфічні акти - наприклад, пожежна безпека, електробезпека чи роботи на висоті.

‍

Як оформлювати, зберігати та вести документи

Кожен документ має бути затверджений наказом керівника. Інструкції підписує відповідальна особа з охорони праці та погоджує керівник підрозділу. Форму журналів визначає Мінсоцполітики, змінювати її самостійно не можна.

Документи зберігаються у паперовому або електронному вигляді (за умови електронного підпису). Рекомендується вести резервні копії, особливо журналів обліку інструктажів і актів розслідування нещасних випадків.

Важливо, щоб у документах не було порожніх сторінок, виправлень без підписів і невідповідностей у датах. Навіть дрібна помилка може стати підставою для припису чи штрафу.

Періодично потрібно переглядати інструкції - раз на 3–5 років або після змін у технологічному процесі. Застарілі документи анулюються наказом і замінюються новими.

Типові  ризики і наслідки через відсутність або помилки

Найчастіше порушення стосуються формальностей, які здаються дрібницями. Але саме вони створюють найбільші проблеми:

• Відсутність оновлених інструкцій. Інспектор одразу помітить стару дату;
• Невірне ведення журналів. Записи без підписів чи дат визнаються недійсними;
• Відсутність наказів про призначення відповідальних осіб;
• Атестація робочих місць не проведена або втратила чинність;
• Декларація подана не в повному обсязі або не оновлена після змін у виробництві.

Будь-яке з цих порушень може коштувати не лише штрафу, а й призупинення діяльності підприємства. Тому якщо немає окремого спеціаліста, допоможе аутсорсинг охорони праці - це дешевше, ніж утримувати штатного фахівця і гарантує правильне оформлення всієї документації.

Компанія «Нафтопромінвест» надає повний супровід: розробку пакетів документів, проведення інструктажів, підготовку до перевірок, подання декларацій і атестацій. Працюємо офіційно, з урахуванням усіх змін законодавства 2025 року.

Охорона праці документи - це не бюрократія заради паперу, а основа безпеки на виробництві. Від них залежить і репутація, і спокій під час перевірок, і, найголовніше, життя людей.

Якщо ви не впевнені, що все оформлено правильно - не відкладайте. Зверніться до «Нафтопромінвест» за консультацією, перевіркою наявних актів і допомогою в підготовці повного пакета. Без нервів і з гарантією законності.

‍